Todos conocemos el concepto de multitarea, este comenzó a popularizarse en los años 60, luego de la aparición de los primeros ordenadores, en los que se buscaba que los procesadores fueran capaces de desarrollar un mayor número de tareas casi de manera simultánea.
MULTITAREA, EL ENEMIGO DE LA PRODUCTIVIDAD.
Este concepto rápidamente se volcó de manera errónea al mundo laboral llevando a la asociación de que las personas que realizaban un mayor número de tareas “al mismo tiempo”, eran más eficientes, ¿pero es esto cierto?
La verdad que las personas podemos realizar dos acciones al mismo tiempo, por ejemplo, podemos subir una escalera mientras comemos un chicle o cantar mientras nos duchamos, pero básicamente lo que no podemos hacer es desarrollar dos tareas cognitivas a la vez, es decir que no podemos pensar en dos cosas al mismo tiempo.
Esto se debe a que tenemos dos canales a través del cual el cerebro puede procesar la información, uno digamos inconsciente, el cual realiza funciones motoras como respirar y otro consciente o cognitivo, a través del cual realizamos aquellas acciones que requieren de nuestra atención consciente.
NO MULTITAREA, SINO CONMUTACIÓN.
Cuando conducimos y hablamos por teléfono, en realidad lo que está haciendo el cerebro es desviar la atención de una tarea a la otra, de manera tan rápida, que nos da la sensación de que estamos haciendo dos cosas simultáneamente. Esta capacidad de nuestro cerebro de descargar toda la información necesaria para realizar la acción, se llama conmutación y es realizada por nuestro lóbulo prefrontal, dorsolateral.
Pero a la conmutación tiene un costo para nuestro cerebro, cada vez cambiamos el objeto de nuestros pensamientos, estamos obligando al cerebro descargar el contexto para el mismo, corriendo el riesgo de sufrir la penalización por cambio cognitivo.
LA MULTITAREA EN PROYECTOS.
Cuando estamos desarrollando un proyecto, muchas veces nos vemos obligados a llevar adelante varias tareas en conjunto, por eso es importante que conozcamos cuales son los costos de estas diferentes maneras de trabajar, para que podamos abordar nuestro proyecto reduciendo al máximo la fricción*, en el siguiente cuadro vemos cómo añadir proyectos, aumenta el tiempo que deberemos invertir para desarrollarlo.
TAREA INTERRUMPIDA.
Estudios como el de la universidad de California: The Cost of Interrupted Work: More Speed and Stress, no demuestran que un trabajador de oficina necesita una media de 25 minutos, para recuperar la atención en la tarea que desarrollaba originalmente antes de ser interrumpido. Esta pérdida en nuestra concentración, si se acumula a lo largo de una jornada de trabajo, puede representar una disminución del 40% en nuestra productividad.
MULTITAREA EN PARALELO.
Basada en nuestra capacidad de procesar diferentes fuentes de información a la vez (atención dividida), consiste en la realización de más de una actividad al mismo tiempo. Esta es quizás la manera de trabajo menos eficiente, ya que implica una descarga constante de la información que nuestro cerebro necesita para trabajar sobre un tema (contexto), lo cual producirá un aumento de la fricción*.
MULTITAREA SERIAL.
Consiste en ir cambiando el foco de atención de manera alternada, entre una tarea y otra. Este tipo de trabajo se relaciona estrechamente con nuestra flexibilidad cognitiva. Pero aunque seamos muy hábiles a la hora de trabajar alternadamente, al cambiar el foco de atención, necesitaremos un tiempo de adaptación a la nueva tarea, lo que repercutirá en un aumento del 20% del tiempo de ejecución de nuestro proyecto, según nos indica Gerald Weinberg, en su libro Quality Software Management: Systems Thinking.
EN CONCLUSIÓN,
Aunque reconozcamos que en ocasiones la ejecución de múltiples tareas al mismo tiempo sea inevitable. Debemos tratar de evitar plantearlo como una metodología de trabajo recurrente, reconociendo que su utilización tiene un costo para nuestro proyecto y para la salud de nuestro equipo, que aumenta exponencialmente cuantos más proyectos se hagan a la vez.
Tal como demuestran estudios empíricos, cuando comenzamos las interrupciones con un aumento de la velocidad de trabajo, lo hacemos a costa de experimentar más estrés, mayor frustración, presión de tiempo y esfuerzo.
“*La fricción es cualquier fuerza o proceso va sustrayendo energía a un sistema. En presencia de la fricción es preciso seguir incorporando energía para mantener el ritmo del sistema. Si no se le añade energía suplementaria, la fricción irá disminuyendo la operatividad del sistema hasta que se detenga. Elimine la fricción y aumentará la eficacia del sistema”. MBA Personal – Josh Kaufman.
BASADO EN:
"The Cost of Interrupted Work: More Speed and Stress" de Gloria Mark, Daniela Gudith y Ulrich Klocke.
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