Las reuniones en Toyota se caracterizan por ser cortas, enfocadas en resultados concretos e involucrando a todas las partes interesadas en el proceso de toma de decisiones. Estos encuentros forman parte de la filosofía de la empresa, que se basa en la mejora continua y la colaboración de todas las partes interesadas en el proceso productivo.
Las reuniones Lean son una forma eficiente de reunirse y trabajar en equipo. Al estilo Toyota, estas reuniones buscan eliminar el desperdicio, mejorar la comunicación y reducir el tiempo de las reuniones.
Estos son algunos de los aspectos que hacen tan eficientes las reuniones Lean y que podemos explicar en nuestra empresa:
NEMAWASHI, NO USES LA REUNIÓN PARA DISCUTIR
El principio de nemawashi es una técnica utilizada en filosofía Toyota para garantizar que las decisiones importantes se tomen de manera consensuada y que todos los intereses estén de acuerdo con ellos.
El nemawashi se basa en la idea de que, antes de tomar una decisión importante, es necesario discutirla y estar de acuerdo con todas las partes interesadas y asegurarse de que estén de acuerdo con ella. Esto se logra a través de conversaciones informales con las personas afectadas por la decisión, lo que le permite obtener su retroalimentación y asegurarse de que está de acuerdo con la decisión final.
La discusión tiene lugar fuera de la reunión, lo que permite que las reuniones en Toyota sean breves y eficientes. Esto se debe al hecho de que las decisiones han sido discutidas y acordadas antes de la reunión, por lo que las reuniones solo se enfocan en la parte superior de las decisiones y la retroalimentación.
JUST IN TIME, REUNIONES NO SIEMPRE PROGRAMADAS
Justo a tiempo (JIT) es un enfoque en la gestión de la producción que se centra en la producción de bienes y servicios justo a tiempo, se decide, en el momento en que se necesita.
Aplicar esto en nuestras reuniones puede parecer contraintuitivo, ya que una de las más complejas actividades que tenemos en nuestro día a día es cuadrar agendas de todo los involucrados en el proyecto.
Para evitar esto, las reuniones en Toyota no están programadas con horarios fijos. En cambio establecen una reunión cuando es necesario aplicando el concepto de justo a tiempo.
REDUCIR LOTES Y COLAS
La producción en grandes cantidades y el almacenamiento durante largos períodos de tiempo se conocen como "lotes y colas". Estas consultas pueden resultar ineficientes porque generan un exceso de inventario y un sobrecoste en la producción. Además, si se produce una cantidad excesiva de bienes o servicios, pueden quedarse sin uso y generar pérdidas.
Curiosamente las reuniones de Toyota al no inmovilizar bloques de tiempo, evita la creación de lotes y colas, esto les permite ser más flexibles y eficientes.Además, las reuniones en Toyota no se limitan a una duración fija. Pueden ser cortos o largos, dependiendo de lo que se requiera en el momento y no se encuentran atadas a bloques de tiempo de un software de programación, es decir no es necesario que duren 15’ o 30’, puede ser 7’, 12’, 25’ o lo que lleve tratar el tema.
IDENTIFICA Y ELIMINA LA MUDA
La "muda" es un concepto utilizado en la filosofía lean que se refiere a actividades que no agregan valor al proceso productivo. Estas actividades se consideran innecesarias y pueden generar una sobrecarga en el proceso, lo que puede resultar ineficiente y costoso.
Para eliminar la "muda" en sus tus reuniones Toyota aplica estos pasos:
Identifica las actividades que no agregan valor a la reunión. Esto puede incluir la discusión de temas irrelevantes, la repetición de información que conoce o la búsqueda de un objetivo claro para la reunión.
Elimina las actividades que no agregan valor a la reunión. Ya sea dejando de lado temas irrelevantes, retomando la información repetida o asegurándose de que todos los participantes entiendan el objetivo de la reunión antes de comenzar.
Involucra a todas las partes interesadas en la reunión. Esto puede ayudarlo a asegurarse de que se aborden todos los temas relevantes y que se tomen decisiones concretas.
Realiza retroalimentación periódica para garantizar que los planes estén en línea con las expectativas y necesidades de todos los intereses.
EN CONCLUSIÓN
La Muda puede incluir una variedad de actividades que no agregan valor al proceso, como la producción de grandes cantidades y el almacenamiento durante largos períodos de tiempo, la discusión de temas irrelevantes en las reuniones, la repetición de información que conoce o la elección de un objetivo claro para un proyecto.
Sin duda las reuniones Lean son una excelente manera de mejorar la comunicación y el trabajo en equipo enfocado en la eficiencia.
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