Asegurarse de que las políticas de proceso sean explícitas y conocidas por todos, es una actividad clave del sistema Kanban para reducir los defectos y mejorar el flujo de trabajo, garantizando la realización de las tareas, la determinación de las responsabilidades y incorporando la calidad al proceso (reduciendo la inspección).
La fortaleza de sistema Kanban radica en gran parte en su fácil introducción y mantenimiento.
En Kanban es necesario seguir tan solo algunas prácticas centrales para lograr un sistema de gestión de flujo de trabajo altamente efectivo. Estas prácticas son:
Hacer explícitas las políticas de procesamiento.
Reconocer las oportunidades de mejora de los procesos.
HACER EXPLÍCITAS LAS POLÍTICAS DE PROCESAMIENTO
Las Políticas de Procesamiento deben ser explícitas para que la ejecución del Kanban se dé de manera óptima.
El objetivo de utilizar Kanban como sistema de gestión de proyectos dentro de una empresa, es crear un flujo de trabajo estable.
Para que el establecimiento de esta estrategia sea exitoso dentro de la empresa y trabajadores, es necesario que se aplique de manera consistente paso por paso: reglas, procedimientos y políticas que harán que los involucrados comprendan la ejecución.
¿QUÉ SON LAS POLÍTICAS DE PROCESAMIENTO?
Las políticas son necesarias dentro de un modelo empresarial para guiar al equipo en la toma de decisiones y en la manera de llevar a cabo los pasos para ofrecer el mejor servicio posible.
Una política de procesamiento es un conjunto de acuerdos que determinan cuando un elemento dentro del sistema Kanban puede movilizarse de una columna a otra; es decir, se asemeja a una lista de verificación de pasos o condiciones que deben hacerse y cumplirse antes de que el elemento pase a la siguiente etapa.
Estas políticas pueden ser ya sea listas de pasos, de verificación o pueden ser comportamientos estándar que deben llevarse a cabo.
Las políticas, en Kanban deben elaborarse tomando en cuenta todos los aspectos y elementos dentro del proceso.
¿POR QUÉ SON NECESARIAS LAS POLÍTICAS DE PROCESAMIENTO?
Son sumamente necesarias para que los trabajadores y demás involucrados estén ocupados realizando las labores adecuadas, de la manera correcta y en el momento más apropiado, para poder generar el resultado requerido por la organización.
Las políticas son necesarias para que el equipo y trabajo sea más fluido, pues ayuda a que todos comprendan la configuración y funcionamiento de las medidas Kanban.
Cabe acotar que no se trata de reglas o manuales, se trata de que el equipo logre elaborar una serie de políticas que sean fáciles y aplicables para acordar la forma más eficaz de trabajar.
Entre los ejemplos de políticas de Kanban, destacan las siguientes: visualización del flujo de trabajo, limitar el trabajo en proceso, manejo de solicitudes críticas, tener exhibiciones periódicas de su trabajo con las partes interesadas, por nombrar algunas.
DISEÑAR POLÍTICAS SOBRE LO IMPORTANTE, DE MANERA VISIBLE
Las políticas deben mostrar los puntos más relevantes para la empresa, de manera que sea perceptible y que sea el foco de sus empleados.
Con las políticas Kanban se puede observar en qué etapa del proceso se está estancando el equipo y de qué manera se puede actualizar el tablero Kanban para obtener una oportunidad de mejora.
En tal sentido, los procedimientos guía deben definir las actividades en las que la empresa se estaría centrando y enfocando y que temas de calidad la compañía estaría dispuesta a aceptar.
Su importancia radica en que, con la aplicación, la gente no necesita que se le recuerde constantemente la manera de trabajar o de llevar a cabo cierta actividad o situación, ya que cuentan con un acceso fácil y directo a esta información.
Unas políticas explícitas y al alcance de la mano de todos los trabajadores puede eliminar actividades innecesarias y mejorar el rendimiento del proceso. Hacer las políticas claras puede evitar que la situación se descontrole en cualquier tipo de situación adversa.
Es por lo que es indispensable el asegurar por parte responsables, de que las pautas sobre cómo proceder en situaciones de flujo de trabajo comunes sean accesibles para todo el que así lo requiera.